PERENCANAAN PADA TAHAP PELAKSANAAN PROYEK KONSTRUKSI

PERENCANAAN PADA TAHAP PELAKSANAAN PROYEK KONSTRUKSI

1.1    Pengertian Proyek

Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.

Pengertian proyek menurut beberapa ahli, sebagai berikut :

a.  Heizher dan Render (2006:81) menjelaskan bahwa proyek dapat didefinisikan sebagai sederetan tugas yang diarahkan kepada suatu hasil utama.

b.   Schwalbe yang diterjemahkan oleh Dimyati & Nurjaman (2014:2) menjelaskan bahwa proyek adalah usaha yang bersifat sementara untuk menghasilkan produk atau layanan yang unik. Pada umumnya, proyek melibatkan beberapa orang yang saling berhubungan aktivitasnya dan sponsor utama proyek biasanya tertarik dalam penggunaan sumber daya yang efektif untuk menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat waktu.

c.   Nurhayati (2010:4) menjelaskan bahwa sebuah proyek dapat diartikan sebagai upaya atau aktivitas yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran dan harapan-harapan penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.

1.2    Tahapan Proyek

1.      Perencanaan (Planning)

Ø  Kebutuhan (Needs), menentukan kebutuhan.

Ø  Kendala (Constraints), mengidentifikasi hambatan.

Ø  Konteks (Context), menyelesaikan masalah lokasi.

Ø  Anggaran (Budget), memperkirakan dana yang dibutuhkan.

Ø  Susunan (Schedule), mengatur waktu yang diperlukan.

2.      Desain (Design)

Ø  Pengembangan konsep (Concept Development), menciptakan konsep pada fasilitas yang dibutuhkan.

Ø  Penyempurnaan desain (Design Refinement), mendesain fasilitas.

Ø  Spesifikasi (Specification), mengembangkan rincian proyek.

3.      Pelaksanaan (Implementation)

Ø  Pembelian (Procurement), mendapatkan tawaran dan kontrak.

Ø  Konstruksi (Constraction), mengelola konstruksi.

4.      Hunian (Occupancy)

Ø  Komisioning (Commissioning), debug dan uji fasilitas

Ø  Manajement aset (Asset Management), perawatan fasilitas.

1.3    Keuntungan Manajemen Proyek

a.       Memiliki tujuan dan kejelasan pada pengukuran.

b.      Sumber daya yang terkoordinasi.

c.       Resiko akan diidentifikasi dan dikelola.

d.      Meningkatkan kemungkinan penghematan waktu.

e.       Meningkatkan pencapaian hasil yang disepakati.

f.       Meningkatkan kemungkinan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.

g.      Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab.

h.      Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin.

i.        Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan.

j.        Mengidentifikasi metode analisa peramalan.

k.      Mengukur prestasi tehadap rencana.

l.        Mengidentifikasi masalah dini dan tindakan perbaikan.

m.    Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana yad.

n.      Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai atau dilampaui.

1.4    Tahap Perencanaan untuk Pelaksanaan

Pelaksanaan atau pekerjaan sebuah proyek konstruksi dimulai dengan penyusunan perencanaan, penyusunan jadwal (penjadwalan) dan untuk memperoleh hasil yang sesuai dengan perencanaan diperlukan pengendalian.

Perencanaan adalah suatu proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk menyiapkan segala sumber daya untuk mencapainya. Perencanaan memberikan pegangan bagi pelaksanaan mengenai alokasi sumber daya untuk melaksanakan kegiatan (Imam Soeharto, 1997). Secara garis besar, perencanaan berfungsi untuk meletakkan dasar sasaran proyek, yaitu penjadwalan, anggaran dan mutu.

Dalam manajemen pelaksanaan suatu konstruksi harus memperhitungkan 3E, yaitu :

Ø  Efisien

Ø  Efektif

Ø  Ekonomis (Benefit)

Dalam menyusun suatu perencanaan yang lengkap minimal meliputi :

a.       Menentukan tujuan.

Tujuan dimaksudkan sebagai pedoman yang memberikan arah gerak dari kegiatan yang akan dilakukan.

b.      Menentukan sasaran.

Sasaran adalah titik-titik tertentu yang perlu dicapai untuk mewujudkan suatu tujuan yang lelah ditetapkan sebelumnya

c.       Mengkaji posisi awal terhadap tujuan.

Untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi maka perlu diadakan kajian terhadap posisi dan situasi awal terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai

d.      Memilih alternatif.

Selalu tersedia beberapa alternatif yang dapat dipergunakan untuk mewujudkan tujuan dan sasaran. Karenanya memilih alternatif yang paling sesuai untuk suatu kegiatan yang hendak dilakukan memerlukan kejelian dan pengkajian perlu dilakukan agar alternatif yang dipilih tidak merugikan kelak.

e.       Menyusun rangkaian langkah untuk mencapai tujuan

Proses ini terdiri dari penetapan langkah terbaik yang mungkin dapat dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan.

Rencana yang dibuat pada tahap ini akan membantu tim pelaksana untuk mengatur waktu, biaya, kualitas, perubahan, risiko dan isu-isu. Tahap Perencanaan Proyek melibatkan penciptaan seperangkat rencana untuk membantu membimbing tim pelaksana melalui tahap pelaksanaan dan penutupan proyek.

Tugas Tahap Perencanaan :

Ø  Mengembangkan solusi desain dan arsitektur

Ø  Menciptakan spesifikasi fungsional

Ø  Mengembangkan rencana proyek

Ø  Membuat jadwal proyek

Ø  Menyiapkan pengembangan dan pengujian lingkungan.

Ø  Penutup Tahap Perencanaan.

Ada 10 langkah perencanaan proyek yang perlu diambil untuk menyelesaikan tahap perencanaan proyek secara efisien :

a.         Membuat rencana proyek

b.         Membuat rencana sumber daya

c.         Membuat rencana keuangan

d.        Membuat rencana mutu

e.         Membuat rencana resiko

f.          Membuat rencana penerimaan

g.         Membuat program komunikasi

h.         Membuat rencana pengadaan

i.           Kontrak pemasok

Ø  Proses tender

Ø  Pernyataan pekerjaan

Ø  Permintaan informasi

Ø  Permintaan untuk proposal

Ø  Supplier kontrak

Ø  Tender daftar

j.           Melakukan fase review, review tahap formulir.

Gambar 1 Bagan Perencanaan Proyek

1.5    Persiapan Proyek Konstruksi

Sebelum kontraktor memulai pelaksanaan suatu proyek konstruksi, yang harus dilakukan antara lain sebagai berikut :

1.      Mempelajari kembali seluruh dokumen kontrak, terutama gambar-gambar, spesifikasi teknis, spesifikasi umum, dan peraturan-peraturan yang terkait.

2.    Melakukan tinjauan ulang terhadap data yang diperoleh waktu tender : harga bahan, upah, biaya sub kontraktor, peralatan, biaya tak langsung dll.

3.       Melakukan tinjauan dan survai lapangan yg lebih teliti untuk memperoleh data dan informasi tentang : kondisi lapangan, jalan masuk, lokasi material, tenaga kerja dll.

4.       Mempersiapkan SDM, peralatan dan keuangan.

5.     Mempelajari peraturan-peraturan yang terkait dengan kegiatan konstruksi misalnya : perda, perpajakan, perijinan, K3. K3 meliputi :

Ø  IMB

Ø  AMDAL

Ø  ANDALALIN

Ø  Pajak, dll.

1.6    Penyusunan Rencana Pelaksanaan

Sebelum dimulai aktifitas atau kegiatan di lapangan secara fisik, hal yg sangat penting adalah penyusunan rencana pelaksanaan. Penyusunan rencana pelaksanaan ini biasanya dilakukan oleh :

a)         Bagian teknik perusahaan : untuk proyek skala kecil dan tdk begiti complicated.

b)        Tim penyusun yg terdiri dari gabungan unsur teknik (pusat) dan calon manajer/ personil yg akan ditempatkan di proyek tsb.

Dalam menyusun rencana pelaksanaan, beberapa hal yg perlu dilakukan adalah sbb :

1.         Teknis, rencana yg mengadung aspek-aspek teknis antara lain :

a.       Perencanaan site plan ( tata letak bangunan )

b.      Pembuatan gambar-gambar yg mendukung pelaksanaan seperti :

·           Gambar jalan kerja/ access road.

·           Gambar kantor lapangan, gudang, barak pekerja, kantor direksi/ konsultan.

·           Gambar kerja (shop drawing ), gambar konstruksi.

2.         Manajerial, rencana pelaksanaan yg hanya mengandung aspek-aspek manajerial yaitu ;

a.         Pembuatan metode kerja, jadwal kerja :

·           Jadwal pelaksanaan (time Schedule).

·           Jadwal pendatangan bahan (Material Schedule).

·           Jadwal pendatangan alat (Equitpmen Schedule).

·           Jadwal pendatangan TK (Manpower Schedule).

·           Jadwal pemakaian subkontraktor (Subcontractor Schedule).

b.        Rencana organisasi pelaksanaan

·           Struktur organisasi proyek dan susunan personalia.

·           Pembagian kerja dan alur tugas (job description dan job flow).

c.         Rencana Anggaran Biaya Proyek ( RAP )

·           Biaya Langsung Proyek ( BLP )

·           Biaya tak Langsung Proyek ( BTL )

d.        Rencana arus cash ( Cosh Flow ) yg terdiri dari :

·           Cash in : rencana penerimaan termijn (bulanan /monthly payment)

·           Cash Out : Rencana pengeluaran atau rencana pembayaran :

Ø  Rencana pembayaran upah

Ø  Rencana pembayaran bahan/ material

Ø  Rencana pembayaran sub kontraktor

Ø  Rencana pembayaran peralatan

Ø  Rencana pembayaran biaya tak langsung (BTL) : biaya pegawai dan umum ( BPU )

·           Cosh Out Non Flow : Pajak, penyusutan, bunga bank

e.         Rencana pengendalian / monitoring

f.         Rencana keselamatan kerja (Safety Plan)

1.7    Rencana Pelaksanaan Pekerjaan

Sebelum kontraktor memulai kegiatan pelaksanan di lapangan, kontraktor harus membuat rencana pelaksanan pekerjaan yang menjadi pedoman operasional bagi semua personil di lapangan.

Dalam melaksanakan pekerjaan konstruksi, kegiatan yg dilakukan mengikuti pedoman dan urutan yang sesuai dengan metode pelaksanaan konstruksi yang telah disusun dan ditetapkan sebelumnya.

1.         Persiapan Pekerjaan

Dalam tahapan persiapan sebelum memulai pekerjaan, personil yang akan ditugaskan menangani proyek harus memperhatikan hal-hal sbb :

a.       Mempelajari dan mendalami secara detail isi dokumen/kontrak yang sudah disepakati antara pemilik pekerjaan dengan kontraktor :

Ø  Isi pasal-pasal kontrak, apakah ada pasal yg belum jelas

Ø  Spesifikasi teknis

Ø  Syarat – syarat pelaksanaan

Ø  Gambar kontruksi

Ø  Risalah anwyzing

b.      Melakukan peninjauan kelapangan untuk mendapatkan data :

Ø  Harga bahan, upah, subkontraktor

Ø  Keadaan dan kondisi lapangan yg lebih detail dan akurat.

Ø  Budaya dan adat istiadat dan kondisi masyarakat yg lebih detail

Ø  Ketersedianya SDM yang akan diperlukan

c.       Mempersiapkan segala perijinan yang berkaitan dengan kegiatan proyek, misalnya ijin pengangkutan alat berat, pengangkutan material / bahan dll

2.         Site Instalation / tata letak Bangunan

Salah satu kegiatan perencanaan teknis yang juga sangat penting adalah perencanaan tata letak bangunan (site instalation). Pemilihan lokasi untuk penempatan bangunan sementara harus mempertimbangkan:

a.         Kebutuhan minimal untuk menunjang aktivitas selama pelaksanaan.

b.        Ketentuan yang diminta sesuai kontrak / spesifikasi.

c.         Metode dan urutan kerja yang akan dilakukan.

d.        Tersedianya lahan yang ada.

e.         Anggaran biaya pelaksanaan.

f.         Jenis dan volume bahan, peralatan yang digunakan.

Pengaturan tata letak / site instalation secara singkat diuraian sbb :

a.       Bangunan Gedung :

Ø  Kantor : menghindari suara gaduh, debu, pandangan.

Ø  Gudang : keamanan, terlindung dari panas dan hujan.

Ø  Mess : bebas dari tempat kerja.

Ø  Barak : bersih, sehat dan aman.

b.      Peralatan berat, misal :

Ø  Crane : kapasitas radius jangkauan,bangunan sekitar.

Ø  Mixer : lokasi bahan, jarak angkut.

Ø  Genset : suara bising tidak mengganggu karyawan lain, polusi asap.

c.       Gudang bahan pokok

Ø  Semen : terlindung cuaca, dekat dengan mixer, aman dll.

Ø  Koral, pasir : tidak mengganggu lalu lintas kerja, dekat dengan mixer.

Ø  BBM : tersedia alat pemadam kebakaran, jauh dari fasilitas kerja.

d.      Jalan lingkungan :

Ø  Pintu masuk : pengaturan lalu lintas, keamanan, penerangan dll.

Ø  Jalan kerja : keamanan, kelancaran, ganggunan lain.

3.         Organisasi Pelaksanaan

Dalam kaitannya dgn pelaksanaan proyek, organisasi merup sekelompok orang dari berbagai latar belakang ilmu yg terorganisir dan terkoordinir dalam wadah tertentu, melaksanakan tugas tertentu dan untuk mencapai tujuan bersama.

Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer/ kepala proyek dibantu oleh beberapa personil inti dan staf.

Dalam menyusun organisasi proyek, perlu diperhatikan hal-hal sbb :

a.    Mengidentifikasikan fungsi dan kegiatan-kegiatan proyek.

b.   Menentukan sasran/ tujuan yg ingin dicapai.

c. Membagi habis seluruh kegiatan yg akan dilakukan untuk mencapai sasaran tersebut / penyelesaian proyek.

d.   Mengelompokan kegiatan-kegiatan menjadi kesatuan praktis, dimana kegiatan dalam satu kelompok merupakan kegiatan yang saling terkait.

e.  Menentukan tugas-tugas yang harus dilaksanakan  oleeh setiap kesatuan dan menyediakan fasilitas kerja yang diperlukan.

f.  Menempatkan personil yang mempunyai keahlian, pengalaman, kemampuan dan kompetensi sesuai dengan tugasnya masing-masing.

Secara garis besar, fungsi-fungsi yg diperlukan dlm sebuah organisasi proyek konstruksi adalah sbb:

1.      Fungsi Perencanaan Teknis dan Keuangan

Meliputi kegiatan :

a.   Perencanaan rekayasa teknis (Engineering) meliputi kegiatan : penyusunan jadwal pelaksanaan (master schedule), penyedia/ pengadaan SD (bahan, alat, sub. Kontraktor), perencanaan metode pelaks., rencana mutu dan K4L.

b.   Perencanaan administrasi dan keuangan, meliputi perencanaan cash flow, rencana Termyn, sistem akuntasi dan perpajakan dan pengelolaan SDM.

2.      Fungsi Pelaksanaan Operasional

Meliputi kegiatan pelaksanaan pekerj di lapangan untuk mewujudkan bentuk fisik bangunan.

3.      Fungsi Pengendalian

Meliputi kegiatan monitoring secara periodik. Bila terdapat keterlambatan (deviasi) terhadap rencana, maka dilakukan analisis penyebabnya dan kemudian dilakukan tindakan untuk mengatasinya.

1.8    Perancangan Bangunan Laut

Perancangan bangunan laut meliputi :

a.       Data tapak :

b.      Perencanaan Bangunan Laut

c.       Konsep awal sebelum pelaksanaan

d.      Penentuan Harga, mendefinisikan tujuan operasi:

Ø Nilai ekonomis struktur

·         Produk (Productibility), kemudahan dalam membangun, meresparasi, dll.

·  Kemampuan pemeriksaan (Inspect ability), kemudahan dalam melakukan pemeriksaan.

·         Pemeliharaan (Maintainability), kemudahan dalam melakukan perawatan.

·         Cross, biaya dalam pelaksanaan.

·         Bebas biaya (cost weight), berat struktur untuk biaya pengadaan dan mobilisasi.

Ø Functionality, kemampuan untuk difungsikannya struktur bangunan laut.

Ø Kelayakan (Habitatility), mencangkup nilai mutu struktur bangunan laut.

Ø Keandalan (Reliability), mencangkup nilai keandalan struktur banguna laut. Keandalan dibagi menjadi 2, yaitu :

·           Beban vertikal

·           Beban horizontal

Ø Ketersediaan (Availability), nilai proporsional struktur secara keseluruhan umur bangunan laut.

Ø Keamanan (Safety), bilai keamanan dan keselamatan ketika pelaksanaan dan pemeliharaan.

Ø Toleransi Kerusakan (Demage Tolerance), kemampuan struktur bangunan laut untuk awet dan aman dari kerusakan yang ekstrim pada keseluruhan umur bangunan laut.

Gambar 2 Struktur Perancangan Bangunan laut

 #www.untan.ac.id

#Riyanny Pratiwi, ST., MT.